※ 工作 Work
同事相遇应礼貌问候、点头微笑或握手。
登门拜访或会见客人,应事先预约,按照预约时间准时到达;
进门前先轻声敲门或按门铃,等待主人招呼后方可入坐。临时造访或礼节性拜访,时间不宜太长;
告辞时,应对主人或在场家人的接待应表示感谢。 接待来访客人时,应热情礼貌,相互握手致意,并主动向客人介绍集团公司在场人员;
与客人交谈,言语要亲切,态度要热情,要善于倾听,不随便打断他人谈话;客人告辞时,应起身相送到门口或楼梯口,重要的客人应送到大门口或汽车旁,并握手告别,目送客人远去。
参加接待应在规定的时间内提前到达,如遇特殊情况不能准时赴约,应电话告知有关人员。与客人交谈或参加宴会,要按惯例安排好主人和客人的位置。
在集团公司对外交往中,应使用集团公司统一设计、制作的办公用品和礼品。参加重大庆典活动或集会,在升降国旗时要唱国歌,应起立、脱帽、身体转向旗杆方向肃立注目敬礼;
对国旗、国徽及国家领导人员的照片、像章等,均应谨慎使用和妥善保管。在公司走廊、过道遇到领导或客人要礼让先行,点头致意。 员工因事缺勤应事先请假。出差期间应主动向主管领导汇报工作情况。 凡到基层调研或检查工作,对下属单位的工作应给予恰当总结,检查结果要及时向主管或分管领导汇报;
遇突发事件应按有关规定尽快向上级汇报,并及时妥善处理。工作期间员工未经对方同意,不得随意翻看同事的文件、资料等,借用同事的东西,使用后应及时送还或放归原处。 员工对本职工作应尽职尽责,对本职责以外的事可以提合理的建议。
※ 会议 Meeting
会议通知应提前一天发出,重要会议至少提前三天通知,并根据需要附加会议议程和相关材料。会务人员要做好会议接待安排计划,报领导审定。 会议报到时,要做好会议材料登记、分发工作。 员工接到会议通知,要精心准备,提前入场,按号入座;因故缺席,须事先请假;会议期间,不进食吸烟,不大声喧哗,认真倾听,保持会场安静。会议开始前,与会人员关闭手机等通讯工具。 会议主持人要善于掌握会议时间,需延长会议时间,应说明情况。 会议结束后,要请客人和领导先行退场。 会议结束,会务工作人员要做好会议清场工作。
※ 名片 Business Card
公司员工对外交往,应当使用公司统一制发的名片。递名片给他人时,应起身站立,面带微笑,将名片的正面朝着对方双手呈上,并作自我介绍。当对方不止一人时,应先将名片递给职务较高或年龄较大的人。 接受他人名片时,应起身或欠身,面带微笑,恭敬地用双手捏住名片的下方两角,并轻声说“谢谢”。 ※ 电话 Telephone Call 拨打电话,接通后应说:“您好,我是山西国际电力×××(部门、单位名称、职务、姓名)”。接听电话要及时,轻拿轻放,温和应答,如迟接电话应向对方表示歉意,拿起电话应主动说“您好”,并主动介绍自己。 接听对方电话,如不能确认对方身份时,应礼貌询问“请问您怎样称呼?”如替他人接听电话,应做好记录,及时转达。 通话内容力求简短、准确,关键部分要重复一遍。如果谈话所涉及的事情比较复杂,最后要说:“您还有什么不清楚的吗?” 通话结束时,要说“再见”。 接听错打电话时,应礼貌对待,拨错电话时应向对方表示歉意,对不指名专人接听的电话,自己判断无法处理时,不要盲目回答,要及时通知有关人员。代接电话时,当来话人要求转达某事给某人时,对电话内容要做好记录并及时转达。 尽量避免在病房、加油站、会议室等公共场合和标有“保持寂静”的地方使用手机。